納品書と請求書の違い｜どちらも必要？兼用していい？

「納品書って、出さないとダメなんですか？」——独立して最初の取引をするときに、いちばんよく出てくる疑問です。結論から言うと法律上の発行義務はありません。ただし、出しておいたほうがトラブルが減る場面がはっきりあります。この記事では、納品書と請求書の役割の違いと、実務でどう使い分けるかを整理します。

納品書とは：「たしかに納めました」を示す書類

納品書は、商品やサービスを納めたときに、その内容を相手に伝えるための書類です。モノであれば荷物に同梱し、制作物やサービスであれば納品の連絡と一緒に送ります。

書くのは、いつ・何を・いくつ納めたか。金額を載せることも多いですが、納品書の主役はあくまで「納品した事実と中身」です。

納品書があると、相手は届いたものと発注内容を突き合わせて検収できます。「頼んだ数と違う」「この仕様じゃない」を、請求の前の段階で拾えるのが最大の利点です。

請求書とは：「この金額を払ってください」を示す書類

請求書は、納めたものの対価を請求するための書類です。支払期限と振込先が入る点が、納品書との決定的な違いです。相手の経理は、この請求書を見て支払処理を進めます。

発行のタイミングは取引先の締め日に合わせるのが基本です。月末締め翌月末払いなら、月末までの納品分をまとめて翌月頭に1枚出す、という流れになります。納品のたびに請求書を出すとは限らないのがポイントで、ここが納品書との回数の違いを生みます。

並べて比べる

	納品書	請求書
目的	納めた内容を伝える	代金の支払いを求める
出すタイミング	納品のたび	締め日ごと（まとめて）
金額の意味	参考として載せることが多い	実際に払ってもらう額
支払期限・振込先	入れない	必ず入れる
発行義務	なし（商慣習）	なし（ただし実務上は必須）

意外に思われますが、請求書にも法律上の発行義務そのものはありません。それでも全事業者が出しているのは、相手の経理が支払いを起こせないからです。

「納品書兼請求書」にまとめていい？

1回納品して1回請求する取引なら、まとめて問題ありません。実際「納品書兼請求書」という様式は広く使われています。

分けたほうがいいのは、月に何度も納品があって、請求は月1回にまとめるケースです。ここを1枚にしようとすると、納品のたびに請求書が飛んでいくことになり、相手の経理に嫌がられます。納品書を都度、請求書を月末に、と分けるのが素直です。

インボイス制度での注意点

適格請求書（インボイス）として認められるには、登録番号や税率ごとの区分など、決められた項目が揃っている必要があります。ここで知っておきたいのが、その項目は1枚の書類で満たさなくてもよいという点です。

納品書と請求書の2枚に分かれていても、相互の関連が明確であれば、合わせて要件を満たす形が認められています。明細は納品書に、合計と税額は請求書に、という運用も取れるということです。

ただし関連付けが曖昧だと成立しません。請求書側に「納品書No.○○の分」と書いておくなど、どの納品書に対応するかを追えるようにしておくのが安全です。

※制度の詳細や自社の該当可否は、国税庁の資料または顧問税理士にご確認ください。

実務でどう回すか

1. 受注したら、内容と金額を確定させる
2. 納品時に納品書を添える（検収してもらう）
3. 締め日に、その期間の納品分をまとめて請求書にする
4. 入金を確認して消し込む

手作業だと、3の「まとめる」で必ず手が止まります。納品書を1枚ずつ見返して、請求書に転記して、金額を足し直す。この転記が、そのまま請求漏れと金額違いの発生源になります。

転記をなくすという考え方

KantanBiz は、案件の進捗を進めるだけで見積書・納品書・請求書が切り替わる設計になっています。同じ明細を使い回すので、納品書から請求書への転記そのものが発生しません。月末にまとめて請求書を起こす操作も、案件を選ぶだけで済みます。

まずは無料で試せます。KantanBizを使ってみる