毎月おなじ取引先に、おなじ内容の請求書を出している。先月の請求書をコピーして、日付と請求番号だけ書き換えて、PDF にして、メールに添付して送る。取引先が5社あれば5回、20社あれば20回。
この作業、月末のたびに半日つぶれていませんか。
保守契約、顧問料、月額のサポート費、サブスク型のサービス、定額の外注費。金額が毎月変わらない請求ほど、実は事故が起きやすい作業です。この記事では、なぜコピー運用が破綻するのかと、継続請求を「仕組み」に変える方法を整理します。
コピーして日付を変える運用は、なぜ事故るのか
毎月同じ請求書だからこそ、確認が甘くなります。実際に起きやすいのは次の4つです。
1. 先月の日付が残ったまま送ってしまう
いちばん多い事故です。コピー元の請求日や支払期限を直し忘れて、そのまま送ってしまう。相手に指摘されて謝罪と再発行、という流れは経理の信頼に直結します。
2. 請求そのものを忘れる
コピー運用は「思い出したら作る」運用です。繁忙期に1社ぶん飛ばしても、金額が毎月同じなので気づきにくい。数か月あとの入金照合ではじめて発覚し、遡って請求しづらくなります。これは売上がそのまま消える事故です。
3. 金額改定が一部の取引先に反映されない
単価を上げたとき、コピー元のファイルが取引先ごとにバラバラだと、直し漏れが出ます。「A社だけ旧単価のまま半年請求していた」は珍しくありません。
4. 解約した取引先に請求してしまう
2の逆で、終わった契約を止め忘れるパターンです。信頼を損ないやすく、返金処理の手間も発生します。
4つに共通しているのは、「毎月おなじものを請求する」という約束が、どこにも記録されていないことです。記録されているのは、過去に作った請求書のファイルだけ。だから毎月、人間の記憶を頼りに作り直すことになります。
請求書ではなく「契約」を持つ
考え方を変えます。管理するのは請求書そのものではなく、「誰に・何を・いくらで・どのサイクルで請求するか」という約束のほうです。
この約束を1件登録しておけば、あとは請求のタイミングが来るたびに、そこから請求書を生成すればいい。単価が変わったら約束のほうを直せば、翌月からすべての請求書に反映されます。解約されたら約束を止めれば、それ以降は発生しません。
コピー運用との違いは、直す場所が1か所になることです。
KantanBiz での実際の設定
KantanBiz では、この「約束」を契約として登録します。設定するのは主に3つです。
請求サイクル
毎月／2ヶ月に1回／3ヶ月に1回／6ヶ月に1回／毎年から選びます。四半期ごとの保守契約や、年払いの顧問契約もそのまま登録できます。
請求日
1日から28日、または月末を指定できます。月末締めは月によって日付が変わりますが、「月末」として登録しておけば毎月正しい日付が入ります。
請求内容
毎回発生する項目（月額保守費など）と、初回だけ発生する項目（初期設定費など）を分けて登録できます。初期費用が初月だけ乗り、翌月からは月額だけになる、という契約もそのまま表現できます。
どこまで自動になり、何が手元に残るか
正直に書きます。すべてが全自動になるわけではありません。
- 請求予告のリマインダー：毎朝、自動で届きます。「今月これを請求します」が事前にわかるので、請求漏れと二重請求を防げます。
- 請求書のメール送信：設定した契約について、自動で送信されます。
- 請求書の発行：ここはワンクリックの一括発行です。その月に請求すべき契約がまとめて一覧になり、確認してからまとめて発行します。
発行を完全自動にせず一段はさんでいるのは、間違ったまま自動で送られるほうが怖いからです。今月止めたい契約、金額を変えたい契約が混ざっていても、発行前の一覧で気づけます。
結果として、20社ぶんの請求書を1社ずつコピーして作っていた作業が、一覧を確認して発行ボタンを押すだけになります。
まず1社だけ登録してみてください
いきなり全部を移行する必要はありません。毎月かならず請求している取引先を1社だけ契約として登録して、翌月に請求書が正しく作られるか見てみるのが確実です。
KantanBiz には期限のない無料プランがあり、顧客数と案件数に上限はありません。毎月の請求作業がどれだけ短くなるか、実際の取引先で試せます。
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