開業して最初の請求書を作ろうと「無料 請求書 ソフト」で検索すると、無料をうたうサービスがいくつも出てきます。どれも最初の1枚はすぐに作れます。困るのは数か月たってからです。取引先が増えて月の請求が10件を超えたところで新しい請求書が作れなくなったり、お試し期間が終わって過去の請求書が開けなくなったりすることがあります。
無料のソフトが悪いわけではありません。ただ、同じ「無料」でも中身はサービスによって違います。この記事では、無料の型の見分け方と、登録前に確かめておきたい点を順に整理します。
「無料」には主に4つの型がある
料金ページに「無料」とあっても、何が無料なのかはおおむね次の4つの型に分かれます。
| 型 | 無料の範囲 | 後で困りやすい場面 |
|---|---|---|
| 機能制限 | 請求書は作れるが、見積書・入金管理・メール送信などは有料 | 見積から請求への転記や入金の確認を、手作業で続けることになる |
| 件数制限 | 月に作れる請求書や、登録できる取引先の数に上限がある | 取引が増えた月に、上限で新規作成が止まる |
| 期間限定 | 一定期間はすべての機能を使えるが、期間後は有料 | 期間中に入れたデータが、終了後どう扱われるか分からない |
| 広告付き | 機能は使えるが、画面や発行した書類に広告やサービス名が入る | 取引先に送る請求書に、自社と関係のない表示が残る |
1つのサービスが複数の型を組み合わせていることもあります。たとえば「最初の一定期間は全機能、その後は件数制限つきの無料プランに移る」という形です。料金ページで「無料プラン」と「無料お試し」が別のものとして書かれていないかを見てください。
無料枠を超えたときに何が起きるか
見落としやすいのが、上限に達したときや期間が終わったときの動きです。サービスによって、たとえば次のような違いがあります。
- 新しい請求書は作れないが、過去の請求書は見られる
- 過去の請求書も閲覧のみになり、編集や再発行ができない
- 有料に切り替えるまで、データの書き出しもできない
- 一定期間ログインしないと、アカウントとデータが削除される
月末締めで請求書を出す人にとって、作成が止まるのが締め日の前日だと影響は大きくなります。料金ページだけでなく、利用規約やよくある質問の「上限に達した場合」「解約・プラン変更時のデータ」にあたる項目を読み、どの動きになるかを登録前に確かめておきます。書かれていなければ、問い合わせ窓口で聞くのが確実です。
データを取り出せるかを先に確かめる
短期間だけ使うつもりでも、入れたデータは手元に残したいものです。確かめたいのは「書き出せるか」だけでなく、「何を、どの形で書き出せるか」です。
- 取引先の一覧（宛名、住所、担当者、支払条件）
- 品目と単価の一覧
- 請求書の明細（日付、品目、数量、単価、税率ごとの金額）
- 発行済みの請求書の控え（印刷用のファイル）
- 入金済みかどうかの記録
試し方は簡単です。登録した日に、架空の取引先で請求書を3件ほど作り、書き出しの機能を探してみてください。表計算ソフトで開いたときに文字化けしないか、明細が1行ずつ分かれて出てくるか、税率ごとの金額が残っているかを見ます。書き出しが見つからない、または有料プランでしか使えないと分かれば、その時点で候補から外す判断ができます。
また、発行した請求書の控えには保存の義務があり、保存期間や電子データで保存する場合の要件も定められています。ソフト側でデータが残る期間がそれより短ければ、自分で控えを保管しておく必要があります。具体的な期間や要件は、国税庁の資料または顧問税理士にご確認ください。将来ほかのツールへ移るときの段取りは、業務管理ツールの乗り換えで失敗しないために｜移行前に確認する5つのことでまとめています。
長く使うつもりなら見るべき点
無料のまま使い続けるにしても、いずれ有料に切り替えるにしても、1年後の自分の使い方を想定して確かめておきたい点があります。
1年後の件数で試算する
いまの件数ではなく、1年後に増えていそうな件数で考えます。いま月5件でも、毎月請求する取引先が3社増えれば月8件になります。件数制限の型なら、その件数で無料枠に収まるか、超えたら費用がどれだけかかるかを料金ページで計算しておきます。
料金が何に応じて上がるか
有料プランの料金が、請求書の件数、使う人数、使う機能のどれに応じて上がるのかを見ます。事務を担当する人が1人から2人に増えたとたん、上のプランが必要になる場合もあります。
見積から入金までがつながるか
請求書だけを作れるソフトだと、見積書は別のファイル、入金の確認は通帳と表計算、という形になりがちです。どこまでを1つで済ませたいかを先に決めておくと、機能制限の型で何が有料側にあるかを判断しやすくなります。ほかの比較の観点は、見積・請求ツールの選び方｜小さな会社が見るべき8つの比較軸も参考にしてください。
制度の変更に合わせて更新されているか
請求書の記載項目や税率の扱いは、制度の変更で変わることがあります。お知らせや更新履歴を見て、最近も手が入っているかを確かめておくと、使い続けられるかの目安になります。
KantanBiz は、お試し期間中もすべての機能を使えるので、実際の取引先と1か月分の請求をそのまま入れて、自分の仕事の流れに合うかを確かめられます。見積書から請求書を作り、入金の有無まで同じ画面で追えるため、見積はこのファイル、入金は通帳、と行き来する作業が減ります。入れた取引先や請求のデータは書き出せるので、続けるかどうかを決める前に、手元に残せる形を確認しておくこともできます。
30日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。クレジットカードの登録は不要です。
KantanBizを無料ではじめる
コメント